Forhandlinger kan enkelt defineres som en prosess der to eller flere parter med delvis motstridende interesser møtes for å forsøke å komme til en felles beslutning. De ulike typene forhandlinger – fordelingsforhandlinger, integrasjonsforhandlinger, og flerpartsforhandlinger – krever alle ulike tilnærminger og metoder.

Fordelingsforhandlinger: Fokus på vinn-tap

Fordelingsforhandlinger oppstår vanligvis når partene har en enkeltstående interesse og ønsker å maksimere sitt eget utbytte. Dette skjer ofte i situasjoner hvor langsiktige relasjoner ikke er relevante, som ved salg av en bil. Målet er å komme best ut selv, ofte på bekostning av motparten, noe som skaper en vinn-tap-situasjon.

Før man går inn i slike forhandlinger, gjennomføres en fordelingsanalyse. Her kartlegger man sin økonomiske situasjon ved å identifisere:

• Starttilbudet: Prisen man først tilbyr. For en kjøper vil starttilbudet typisk være lavt, mens det for en selger vil være høyt.
• Aspirasjonsnivået: Dette er den ideelle prisen man ønsker å oppnå og vil føle seg fornøyd med.
• Reservasjonspunktet: Det laveste (eller høyeste) beløpet man er villig til å akseptere.

Forhandlingssonen, rommet mellom partenes aspirasjonsnivå og reservasjonspunkter, avgjør hvorvidt en avtale er mulig. Når disse punktene overlapper, får man en positiv forhandlingssone. Om de ikke overlapper, blir sonen negativ, og det vil være utfordrende å komme til en enighet uten kompromiss. Et avgjørende trekk i fordelingsforhandlinger er bruk av forankringsteknikker, hvor første tilbud påvirker den videre forhandlingen, og mottilbud, som motvirker forankringseffekten og styrker ens egen posisjon.

Integrasjonsforhandlinger: En vinn-vinn tilnærming

I en integrasjonsforhandling søker begge parter et resultat hvor begge føler de har fått sine behov dekket, altså en vinn-vinn-situasjon. Denne typen forhandlinger krever grundigere forberedelser, da målet er å bygge enighet gjennom felles interesser og underliggende behov.

Integrasjonsforhandlinger begynner med en interesseanalyse som identifiserer både felles og unike interesser, samt eventuelle konflikter. Etter at interessene er klarlagt, kan man utvikle løsningsalternativer som øker fleksibiliteten i forhandlingen, for eksempel ved å fjerne eller legge til saker som begge parter ønsker å inkludere i avtalen. Videre vurderes avtalepakker som kombinerer ulike løsninger for å maksimere gjensidig nytte. Om partene ikke klarer å bli enige, er det også viktig å vurdere alternativer til en forhandlet løsning (BATNA), slik at man har en sikkerhetslinje om forhandlingene skulle bryte sammen.

Integrasjonsforhandlinger har som regel en strukturert gjennomføring, og man jobber i flere steg for å sikre gjensidig fordel:

1. Definere prosedyrer og målsetninger for en ryddig forhandling.
2. Utveksling av informasjon og klargjøring av mål.
3. Gjennomgang av forberedte pakkeløsninger for å identifisere områder for samarbeid og avtale.
4. Forankre løsningen i objektive kriterier for å skape autoritet og troverdighet rundt avtalen.
5. Avslutning og implementering, med fokus på oppfølging for å sikre at alle parter holder seg til avtalen.

Flerpartsforhandlinger: Kompleksitet og struktur

Flerpartsforhandlinger involverer tre eller flere parter, og skiller seg ved økt kompleksitet og nødvendigheten av en tydelig struktur. I flerpartsforhandlinger blir lederskap, beslutningsregler og felles normer viktige faktorer for å holde prosessen effektiv og oversiktlig.

For å forenkle flerpartsforhandlinger, kan partene benytte seg av ulike strategier:

• Byråkratstrategien: En strukturert tilnærming hvor man følger regler og prosedyrer tett, og motsetter seg store endringer.
• Integrasjonsstrategien: Hensikten er å finne vinn-vinn-løsninger, der partene forsøker å nå et resultat som gagner alle.
• Individualiststrategien: En part som fokuserer på egne interesser og unngår å avsløre sine behov.
• Koalisjonsstrategien: Denne strategien søker å danne allianser for å oppnå flertall, noe som kan styrke forhandlingsposisjonen.
• Enighetsstrategien: Dette er en strategi for dem som ønsker å avslutte forhandlingen raskt uten å skape diskusjoner, og som er tilbøyelige til å akseptere forslag uten innvendinger.

Ifølge forhandlingseksperten Rognes karakteriseres et godt forhandlingsresultat av at begge parters interesser er ivaretatt, at man ikke kunne oppnådd et bedre utfall, og at avtalen ikke skader utenforstående parter.

Sammen gir fordelings-, integrasjons-, og flerpartsforhandlinger et bredt rammeverk for å tilpasse strategier etter mål og kontekst. God forberedelse, analyse, og fleksibilitet i valg av strategi er avgjørende for suksess, og med en helhetlig tilnærming kan forhandlinger lede til resultater som i beste fall styrker både parter og relasjoner.

Dette innlegget er en forbedret versjon av en artikkel skrevet i 2020 om effektive forhandlinger.